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On remarque que là où le CRM est censé être un vrai outil pour les PME, il devient souvient une contrainte.

Les dirigeants que nous accompagnons nous disent tous à peu près la même chose :

• Notre outil est trop lourd, on utilise réellement que quelques fonctionnalités
• Les coûts augmentent au fur et à mesure que l’équipe grandit
• Il est mal adapté à nos process
• Il est n’est pas utilisé par tout le monde, du coup il est un peu à l’abandon

Beaucoup ont déjà essayé des solutions bien connues comme Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Sellsy ou Zoho CRM.

Ces outils ont chacun de nombreuses qualités, mais il reposent souvent sur le fait de faire entrer l’entreprise dans un cadre préconçu.

Nous préférons partir d’une autre conviction pour les gens que nous accompagnons :
un CRM doit s’adapter à l’entreprise, pas l’inverse.

C’est dans ce contexte que nous avons testé Espo CRM, un CRM encore peu médiatisé, mais qui revient de plus en plus dans les discussions quand on parle de maîtrise, d’adaptabilité et de durabilité.

Avant d’expliquer pourquoi Espo CRM fonctionne bien dans certains contextes, il faut comprendre ce qui bloque avec les solutions classiques.

Les CRM très marketés (Salesforce, HubSpot)

Ils sont riches fonctionnellement et très bien outillés.
Mais en PME, ils posent souvent trois problèmes :

• un coût qui augmente rapidement (licences, options, modules)
• difficilement personnalisable dès que les process sortent du standard
• une dépendance forte à l’éditeur

Ils conviennent bien à des organisations très structurées ou très orientées marketing, moins à des PME en évolution.

Les CRM simples (Pipedrive, Sellsy)

Ils sont faciles à prendre en main et rassurants au départ.
Mais dès que l’activité se complexifie :

• les process deviennent difficiles à modéliser
• les intégrations sont limitées
• le CRM reste isolé du reste du système d’information

Les CRM métiers

Très efficace sur un périmètre précis, mais souvent fermés.
Faire évoluer l’outil ou changer de logique devient complexe.

Pour qu’un tableau de bord KPI soit réellement utile, il doit être aligné sur l’organisation, pas sur l’outil.
Dans une PME, la structure la plus efficace est aussi la plus simple :

Un CRM qui s’adapte aux process de l’entreprise

Premier point fort d’Espo CRM : il peut reflèter la réalité du terrain.
Car il est ultra-personnalisable.

Les étapes de vente, les champs, les status ou les règles peuvent être adaptés à l’activité réelle :
services, conseil, industrie, BTP, cycles longs, ventes complexes.

Ce que ça apporte :

• un CRM aligné avec le quotidien opérationnel
• moins de contournements (Excel, mails, outils parallèles)
• une adoption plus naturelle par les équipes

Des coûts maîtrisés et prévisible dans le temps

Le coûts d’un CRM PME n’est jamais neutre.
Avec beaucoup de solutions sur le marché, le budget augmente mécaniquement :

• à chaque nouvel utilisateur
• à chaque évolution fonctionnelle
• à chaque besoin spécifique

Espo CRM propose une version auto-hebergée qui permet aux coûts d’être :

• stables
• prévisibles
• décorrélés du nombre d’utilisateurs

Ce que ça apporte :

• pas d’effet boule de neige budgétaire
• la possibilité d’ouvrir le CRM à autant de collaborateurs qu’on veut
• un investissement pensé sur le long terme, sans surprise

Une gouvernance claire de la donnée

Autre avantage clé d’Espo CRM : la gouvernance des données.

Dans beaucoup de PME, la donnée client est à la fois dispersée et fragile :
CRM, facturation, emails, fichiers partagés… et souvent enfermée dans des outils propriétaires difficiles à quitter.

Espo CRM permet de remettre de l’ordre en faisant du CRM une source de vérité unique.
La donnée est centralisée, structurée et historisée de manière cohérente, ce qui améliore immédiatement sa fiabilité.

Cette gouvernance repose sur un choix structurant : Espo CRM est un outil open source et non propriétaire.
La donnée appartient réellement à l’entreprise, sans verrouillage éditeur ni dépendance à une plateforme fermée.
Dans cette logique, le CRM ne se limite plus à un simple outil opérationnel.
Il devient un véritable actif pour l’entreprise.

Concrètement, cela permet :

• de définir quelles données sont collectées et pourquoi
• de maîtriser les droits d’accès et les usages
• de faire évoluer la structure de la donnée dans le temps
• de sécuriser la continuité du système d’information

Un CRM pensé comme un hub du système d’information

Parce que la donnée est bien structurée et gouvernée, Espo CRM peut jouer un rôle central dans le système d’information.

Le CRM devient un hub :

• les autres outils viennent s’y connecter
• les informations circulent sans ressaisie
• les données restent cohérentes partout

Facturation, support, tableaux de bord, automatisations…
Tout s’appuie sur une base commune.

Espo CRM ne sert donc pas uniquement à gérer des opportunités commerciales.
Il contribue à rendre l’ensemble du SI plus lisible, plus fluide et plus exploitable.

Espo CRM n’est pas :

• un outil de marketing automation clé en main comme HubSpot
• un CRM “plug & play” sans réflexion préalable

Il nécessite :

• un minimum de cadrage
• une réflexion sur les process
• souvent un accompagnement au démarrage

C’est le prix à payer pour un CRM réellement adapté à l’entreprise.

Espo CRM est particulièrement pertinent si :

• le CRM est vu comme un outil structurant
• l’entreprise veut garder la maîtrise de ses données
• les processus ne sont pas totalement standards
• la PME cherche une solution durable et évolutive

Il est moins adapté si :

• le besoin est strictement marketing
• l’entreprise cherche une solution clé en main immédiate
• aucune ressource n’est disponible pour cadrer l’usage

Espo CRM ne cherche pas à tout faire.
C’est un CRM sobre mais structurant et durable.

Pour une PME, c’est souvent exactement ce qu’il faut :
un CRM lisible, maîtrisé, évolutif, capable de structurer la donnée et de rendre les outils interopérables.

Notre conviction chez Tizy :
👉 Espo CRM est une alternative crédible pour les dirigeants qui veulent reprendre le contrôle de leur CRM, à condition de l’aborder comme un projet structurant, et non comme un simple outil à brancher.